FrivilligUge 39: I Taastrup FC betaler synlighed sig
I Taastrup FC er dialogen og forventnings-afstemning fundamental. Birgitte Hamborg Faarbæk, formand i Taastrup FC, fortæller her hvordan de har gjort en indsats i Taastrup FC for at styrke frivilligheden
Det startede med, at Taastrup FC’s bestyrelse nedsatte et HR-udvalg med det formål at indhente børneattester, holde styr på kørselsafregninger og alt det andet praktiske, som skal klares, når man har med frivillige at gøre.
”Men så fandt vi ud af, at der faktisk er et meget større behov, end vi først havde regnet med”, forklarer Birgitte Hamborg Faarbæk, formand og initiativtager for utallige tiltag på frivilligfronten.
Konkrete initiativer for rekruttering og fastholdelse af frivillige
”Vi har siden, vi startede, afprøvet en masse forskellige initiativer for at styrke rekrutteringen af og motivationen hos klubbens frivillige. Og vi har både afprøvet ting, som ikke har lykkedes og ting som i dag er en stor succes.”, fortæller Birgitte.
Noget af det, som klubben prøvede, men som viste sig ikke at fungere, var deres idé, om at afholde en form for mini-MUS-samtaler (Medarbejder Udviklings Samtaler) med samtlige frivillige. Idéen var egentligt god nok, da de frivillige havde givet udtryk for, at det er rart med feedback, mulighed for at snakke med bestyrelsen og at få de nyeste informationer.
Men det var bare alt for tidskrævende. ”Så det måtte vi droppe igen, og så tænkte vi: ”Okay, hvordan kan skabe samme effekt på en mindre tidskrævende måde?”.
Og det var så her, at klubbens idé om flere ’Trænerforummer’ opstod - det skal være årlige arrangementer, hvor alle klubbens frivillige trænere fordelt på børn, ungdom og seniorer samles til networking, dialog og information ved bestyrelsen.
En synlig bestyrelse betaler sig
Taastrup FC har i det hele taget rigtig meget fokus på dialogen både med de frivillige men bestemt også med trænere og forældre. Birgitte forklarer, hvordan det har været et meget bevidst valg fra bestyrelsens side, at prioritere tid til at indgå i dialogen. ”At informere på hjemmesiden er bare ikke nok. Vi har derfor også vedtaget, at minimum to medlemmer fra bestyrelsen sidder i klubben 1 time hver uge.
Det bliver meldt ud, og så kan alle komme forbi til en snak. Nogle gange kommer der en træner forbi med spørgsmål til kampe, andre gange en interesseret forælder, der vil høre, hvad det kræver at blive frivillig. Og andre gange igen er det noget helt tredje.
Det giver en enormt god dialog og vi tager både imod ris og ros, og så undgår man også dumme misforståelser herved. Selv hvis der ikke kommer nogen forbi den pågældende dag, er det givet godt ud, for så får vi lavet en masse bestyrelsesarbejde, mens vi sidder der.”
Det handler også om at finde de rette frivillige
Muligheden for dialog kan dog aldrig stå alene, pointerer Birgitte, for det handler også om at rekruttere de rigtige frivillige i første omgang. Som hun beskriver, kan man lave nok så mange ’Dialogforummer’, møder med bestyrelsen, fester og andre initiativer til nytte for de frivillige, men hvis det ikke er de rigtige frivillige, man har, så dur det ikke alligevel.
”Det er alfa og omega for os, at dem der bliver frivillige, de faktisk har tiden og lysten til det. Vi er meget opmærksomme på, at alle skal vide præcist, hvad de går ind til og ikke skal presses til at sige ja til noget, de ikke har tid til."
Bl.a. derfor arbejder bestyrelsen også på hver gang at lave konkrete opgavebeskrivelser for de forskellige frivilligroller, og ligeledes får man som ny frivillig en makker, som man kan gå til med eventuelle spørgsmål og bekymringer. ”Som ny årgangsleder kan du altså gå til din makker, en mere erfaren årgangsleder – igen giver det mulighed for den der dialog, som jeg snakker så meget om.
Så det med at finde de rette mennesker og så skabe mulighed for dialog – det er en vigtig kombination ift. succesfuld frivilligledelse” smiler Birgitte.
