Husk spillercertifikat på nye spillere
Det er vigtigt, at din klub husker at indhente spillercertifikater på nye spillere. Spillercertifikater indhentes digitalt, men hvordan skal du gøre, og hvad skal du være opmærksom på? Få svarene her.
Har din klub fået tilgang af nye spillere, skal du være opmærksom på at få formalia på plads, inden de spiller første turneringskamp.
Spillercertifikat eller spillererklæring?
Der skal indhentes spillercertifikater på alle spillere, der har spillet i en anden klub i indeværende eller foregående turneringsår. Får man nye spillere, skal der altså indhentes certifikat hvis han/hun har spillet i anden klub i efteråret 2014 eller senere.
Er det ikke tilfældet, skal man blot have en spillererklæring. Spillererklæringen er en tro og love-erklæring (underskrift) fra spilleren til klubben om, at han/hun senest har spillet fodbold i en anden klub i foråret 2014 eller tidligere.
Sådan gør du - helt konkret
Hvis du ved, at spilleren har været i klubben før:
Bør du altid starte med at tjekke, om spilleren i forvejen findes i klubbens systemer. I KlubOffice søger man altså på spilleren, inden man evt. opretter ham/hende. Husk at udvide søgningen til også at omfatte udmeldte spillere. Prøv også at simplificere søgningen - søg f.eks. kun på fornavn og ikke andet. Der er så to scenarier:
1. Spilleren findes ikke i KlubOffice i forvejen (typisk ved helt nye spillere, der kommer til klubben)
- Man kan kun søge på et spillercertifikat på spilleren, hvis man ved hvor han/hun senest har spillet. Denne fremgangsmåde har også den fordel, at man får alle data overført sammen med certifikatet, når den anden klub godkender certfikatsanmodningen. I KlubOffice vælges menuen Klub Admin > Spillercertifikatsanmodninger > Anmod om spillercertifikat. Her skrives spillerens navn og fødselsdato samt hvilken afdeling, som man ønsker spilleren placeret i, når han/hun overføres. Man vælger så at søge certifikatet i den klub, hvor spilleren senest har spillet. Den afgivende klub får nu en mailbesked om, at der er søgt et certifikat.
De har 7 dage til at besvare, og de modtager automatisk en reminder efter 4 dage. Når certifikatet er overført, kan klubben via forsiden af KlubOffice lægge spilleren ind i medlemsoversigten.
2. Spilleren findes i forvejen i klubbens KlubOffice (typisk ved spillere, der tidligere har været i klubben)
- Ret hans/hendes oplysninger, hvis der er rettelser. Står spilleren som udmeldt, genindmeldes han/hun ved at markere spilleren med et klik og trykke på ikonet "Indmeld/udmeld medlem" øverst til højre. Hvis der skal indhentes et spillercertifikat, klikkes på medlemmet og dernæst på ikonet Indhent spillercertifikat fra en anden klub til det valgte medlem øverst til højre.
Når et certifikat er overført, modtager spilleren og den nye klub en mail herom.
Typiske fejl
Man vil nogen gange støde på en fejlbesked om, at den søgte spiller ikke findes i den klub, man søger om certifikatet i. Kontakt da DBU Sjælland for hjælp.
Sådan vises spillercertifikatet
Et digitalt spillercertifikat vises under fanen "Fodboldspiller" inde på det enkelte medlem. Her kan man se dato for certifikatoverførsel, samt hvilken klub det er overført fra.
Klubber der bruger online-indmeldelse
En del klubber bruger online indmeldelse via deres hjemmeside direkte ind i KlubOffice. På indmeldelsen kan spilleren angive sin tidligere klub. Der søges automatisk om certifikat i den tidligere klub, når man godkender indmeldelsen.
Ydermere skal disse klubber være opmærksomme på, at et medlem der indmelder sig via onlineformularen måske allerede findes i KlubOffice. Her er løsningen at opdatere de eksisterende oplysninger på det allerede indmeldte medlem (og evt. genindmelde ham/hende) og afvise den nye indmeldelse. Ellers får man samme medlem til at figurere to gange i sit KlubOffice. Certifikatet kan derefter søges via medlemmet.
Når en certifikatsanmodning ikke godkendes inden for fristen
Hvis en klub ikke har reageret på en anmodning om certifikat indenfor 7 dage, afvises anmodningen automatisk og ansøgeren får en mail herom. Send da anmodningen igen, og kontakt derefter klubben for at få dem til at overføre certifikatet.
Vi opfordrer alle klubber til at reagere på certifikatsanmodninger hurtigst muligt.
Af Jacob Skov og Peter Vest Hansen
