I dag markerer en milepæl for klubberne rundt omkring i Fodbolddanmark. Med lanceringen af KlubOffice GO kan frivillige og ansatte nu løse vigtige administrative opgaver direkte fra deres mobiltelefon via Fodbold appen.  

”Det er en kæmpe ting, at vi nu kan hjælpe de mange ildsjæle i klubberne. Vi ved, at de betyder rigtig meget rundt om i landets fodboldklubber, og vi har glædet os meget til at, at præsentere dette værktøj, der forhåbentlig kan være med til at gøre deres arbejde lettere,” siger Heidi Lüthje, IT-chef hos DBU. 

DBU IT har investeret over et år i udviklingen af KlubOffice GO og ambitionen har været at få nogle vigtige funktioner over på mobilen, så de mange frivillige, der hver dag arbejder for fodboldens bedste, nu kan klare deres opgaver hurtigere og mere fleksibelt. 

15 års erfaring med KlubOffice

I Ådalen, ligger hjertet af Odense Boldklub. Her sidder Jesper Eriksen, som med 19 år i klubben og mere end 15 års erfaring med KlubOffice har set systemet vokse og udvikle sig til den store værktøjskasse, det er i dag. Fra dengang hvor papirbunker og telefonopkald var en fast del af hverdagen, til nu hvor det hele kan klares digitalt.

Med KlubOffice GO bliver det nemmere at holde styr på opgaverne. Det sparer tid og letter arbejdet for de frivillige, der ofte jonglerer mange opgaver Jesper Eriksen

Jesper bruger i dag KlubOffice til en bred vifte af opgaver, der spænder fra medlemsadministration og kampflytninger til holdoverblik og koordinering af turneringer.  

”Fra dengang vi sad med ringbind til kampflytninger, til i dag hvor vi kan klare det hele digitalt uden at skulle ringe og skrive rundt – det har gjort administrationen markant nemmere.,” fortæller Jesper Eriksen, Børne & klubchef i Odense Boldklub.  

En funktion, han især fremhæver, er muligheden for at oprette klubaktiviteter og styre tilmeldinger og betalinger direkte i systemet. “Det er nemt at bruge KlubOffice når vi laver stævner, ture og andre klubaktiviteter, for så skal jeg ikke gøre noget. Jeg skal ikke sikre mig, at pengene kommer, for det sker automatisk. Det gør det nemt,” siger Jesper Eriksen. 

Jesper anslår, at han bruger omkring en time om dagen på KlubOffice, men i travle perioder som op til kontingentopkrævninger og sæsonstart kan det kræve betydeligt mere tid. ”Der er perioder, hvor det hele eksploderer med ind- og udmeldelser, kampflytninger og spillercertifikater. Det er her, KlubOffice GO virkelig kan gøre en forskel,” siger han. 

IMG 6631 Børne & klubchef i Odense Boldklub, Jesper Eriksen fik lov til at få et smugkig på KlubOffice GO, og han så klare fordele ved den nemme adgang til de udvalgte funktioner.

Hvad kan KlubOffice GO?  

KlubOffice GO er skabt med et klart mål: At gøre det administrative arbejde hurtigere og mere tilgængeligt for klubberne. Brugerne får adgang til de mest anvendte funktioner direkte fra mobilen, hvilket betyder, at de ikke længere behøver at være bundet til computeren for at håndtere hurtige men vigtige opgaver.  

Særligt i de travle perioder, hvor hurtig håndtering af medlemshåndtering er kritisk, giver KlubOffice GO klubberne den fleksibilitet, de har brug for. 

Heidi Lüthje tilføjer: ”Vi har udviklet KlubOffice GO for at gøre livet lettere for de mange frivillige rundt om i Fodbolddanmark, så de kan bruge mindre tid på administration og mere tid på mennesker.” 

Det er netop i de travle tider omkring sæsonstart, at Jesper Eriksen ser KlubOffice GO’s stærke sider. 
 
”Op til sæsonstart får jeg ofte en masse opkald – kan du nå at få spillercertifikatet på plads, eller kan jeg spille i morgen, for jeg har helt glemt det? Det er nemt at kunne sige, at jeg først er hjemme i aften og derfor må vente med at løse det på computeren. Med KlubOffice GO kan jeg nu klare det med det samme, også hvis en ny spiller melder sig ind og hurtigt skal sættes på holdet,” siger han. 

Funktioner i KlubOffice GO

  • Accept af nye medlemmer 
  • Anmodninger om udmeldelse 
  • Anmodninger om spillercertifikater 
  • Supplerende spilletilladelser 
  • Anmodninger om træningskampe 
  • Anmodninger om kampflytninger 
  • Anmodninger om klubhverv 
  • Anmodninger om holdhverv 

Det er dog vigtigt at understrege, at dette er første version af KlubOffice GO. Indtil videre kan brugerne kun godkende og afvise forespørgsler – oprettelse af nye anmodninger må stadig ske via computer. 

Og selvom Jesper Eriksen sidder som fastansat i en stor klub, så er han ikke i tvivl om, at KlubOffice GO også kan hjælpe frivillige i mindre klubber rundt om i landet.  
 
”I klubber hvor én person står med ansvaret for spillercertifikater, kan det være frustrerende, når anmodninger bliver afvist, fordi ingen har set dem. Med KlubOffice GO bliver det nemmere at holde styr på opgaverne. Det sparer tid og letter arbejdet for de frivillige, der ofte jonglerer mange opgaver,” siger han. 

IMG 0119 Sådan ser KlubOffice GO ud for en bruger med adgang til alle områderne.

Fremtiden for KlubOffice GO  

Jesper Eriksen ser frem til fremtidige opdateringer af KlubOffice GO og har et lille ønske om, at funktioner som oprettelse af klubaktiviteter og administration af betalinger dertil kan blive tilgængelige direkte fra mobilen.  

”Det er måske bare mit lille ønske, fordi vi bruger det så meget, men det ville være fantastisk at kunne håndtere aktiviteterne uden at skulle ind til computeren,” siger han. 

Om en version af klubaktiviteter finder vej til KlubOffice GO må fremtiden vise, men en fuld version af KlubOffice i KlubOffice GO kommer aldrig til at ske, understreger Heidi Lüthje. 
 
”Ligesom med din netbank er det muligt for dig at gøre flere ting i browserversionen end på din mobil. Dette vil også være tilfældet i forbindelse med KlubOffice, vi kommer ikke til at lave en fuld mobilversion af KlubOffice,” forklarer hun og fortsætter: ”Det er to forskellige produkter, og derfor har det også fået sit eget navn; KlubOffice GO. Altså noget man har brug for at ordne på farten.”  

Jesper Eriksen mener, at denne tilgang giver god mening: ”Hvis jeg tænker logisk, så giver det god mening. Der er jo også ting, jeg kan gøre i netbanken, som ikke kan ordnes i mobilbanken. Modsat er der er også nogle ting, du kan gøre hurtigere i mobilbanken. Det handler om at finde balancen mellem, hvad der er hurtigt at gøre en mobil, og hvad der er bedst at gøre på en computer.”

Her finder du KlubOffice GO

Du kan finde KlubOffice GO lige nu i Fodbold appen under ’Klub’ i appens burgermenu - KlubOffice GO er tilgængelig fra og med version 6.2 af Fodbold appen.

Det er vigtigt at påpege at rettighederne i KlubOffice GO følger rettighederne fra KlubOffice, så brugere får kun adgang til de områder, de har rettighed til i KlubOffice – derfor vil du også kun se KlubOffice GO i Fodbold appen, hvis du er KlubOffice bruger i forvejen. 

Det er muligt at finde en detaljeret vejledning til KlubOffice GO på Klubservice: klubservice.dbu.dk.